Mã vạch là một cách thức thể hiện khác của thông tin người đọc được (human readable) dưới dạng thông tin máy đọc được (machine-readable).
Mã vạch hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và cũng là một trong những kiến thức căn bản để hàng hóa Việt Nam được thâm nhập vào thị trường thế giới. Với sự trợ giúp của Hội KHKT Mã số mã vạch Việt Nam, Tạp chí Marketing Việt Nam trong số trước đã bắt đầu mở chuyên mục về mã vạch bằng bài viết về các công nghệ ứng dụng của mã vạch và những khái niệm căn bản về mã vạch. Xin được tiếp theo ở số này bằng những chia sẻ với bạn đọc về việc tìm hiểu hệ thống đọc mã vạch gồm những gì?
“Mục đích chính của việc áp dụng mã vạch là để giải phóng sức lao động của con người trong khi nhập thông tin của các hàng hóa, hồ sơ, giấy tờ và sổ sách. Hơn thế nữa, việc mã vạch hóa thông tin còn làm giảm độ sai sót trong quá trình nhập liệu”.
Thông tin người đọc phải đảm bảo nằm dưới dạng đơn giản, phổ biến, thống nhất và chuẩn hóa trên toàn cầu. Chính vì vậy nên ngôn ngữ được chọn ở đây là tiếng Anh. Hơn nữa, những thông tin này được ghi dưới dạng chữ viết nên người ta sử dụng bộ mã ký tự chuẩn ASCII để thể hiện chúng.
Thông tin máy đọc được ở đây là một tập hợp các vạch đen, trắng (khoảng trống) được sắp xếp song song, xen kẽ với nhau theo các quy tắc nhất định. Có nhiều loại mã vạch khác nhau, do các tổ chức khác nhau ban hành và được ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Mã vạch được in thẳng lên trên bao bì hoặc được in trên một tờ đề can rồi gắn lên hàng hóa, sản phẩm, hồ sơ, giấy tờ, sổ sách...
Để đọc được mã vạch chúng ta cần phải có một thiết bị đọc mã vạch (barcode scanner) có khả năng đọc và giải mã được mã vạch sau đó tự động nhập những ký tự được giải mã vào cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Những ký tự này chính là các ký tự ASCII được ghi ngay bên dưới mã vạch và thường được gọi một cách không chính xác là mã số. Như vậy thông tin được nhập vào hệ thống máy tính cũng chính là thông tin ghi ngay bên dưới mã vạch. Điều này thoạt tiên có thể khiến chúng ta băn khoăn vì sự trùng lặp của thông tin. Trên thực tế thông tin được ghi ngay bên dưới mã vạch là thông tin dự phòng cho mã vạch. Khi in hàng loạt mã vạch, không thể chắc chắn tất cả các mã vạch đều có thể đọc được vì chất lượng của mã vạch phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như:
Công nghệ in (độ đậm nhạt, màu sắc, chất liệu mực in).
Chất lượng hay chất liệu của bề mặt in (nhòe, trong suốt).
Thao tác của người sử dụng máy đọc mã vạch (quét vuông góc hay không).
Khoảng cách từ máy quét đến mã vạch.
Các yếu tố môi trường (nhiệt độ, độ ẩm).
Các yếu tố trên có thể khiến cho mã vạch không thể đọc được (hệ thống đọc mã vạch được thiết kế sao cho chỉ có thể đọc được hay không đọc được các mã vạch). Nếu vì lý do nào đó mà máy quét không thể đọc được một mã vạch cụ thể thì người dùng có thể sử dụng mã số bên dưới để nhập vào hệ thống máy tính. Nếu để ý quan sát các nhân viên thu ngân làm việc ở siêu thị có thể thấy đôi khi họ đọc mã vạch ghi trên một sản phẩm không thành công và họ phải nhập dữ liệu bằng tay (thường là nhập vào mã số sản phẩm ghi bên dưới mã vạch - loại mã số xác định một loại sản phẩm) trên màn hình sẽ hiện ra sản phẩm đó với các thông tin chi tiết về giá cả để thực hiện các tính toán cần thiết và in ra hóa đơn đưa cho khách hàng.
Như đã đề cập ở số trước, các hệ thống thu thập và nhận dạng tự động được sử dụng để xác định một vật mang tên là duy nhất (lựa chọn và sử dụng một đặc điểm hay tổ hợp các đặc điểm của thực thể mang tin có khả năng phân biệt được nó với các đối tượng tương tự hay các đối tượng nằm trong cùng lớp, nhóm hay loài...). Tuy nhiên, trong ứng dụng thực tế người ta đã mở rộng định nghĩa này và cho phép mã hóa các thông tin khác ngoài các thông tin được sử dụng để xác định một vật mang tin là duy nhất. Những thông tin này có thể là các thông tin để xác định loại sản phẩm, đặc tính hay thông số kỹ thuật cũng như các thông tin thương mại khác.
Như vậy khi đưa máy đọc mã vạch đi qua một mã vạch thì chúng ta sẽ thấy trên màn hình máy tính hiện lên các ký tự có thể là mã số sản phẩm, giá, hạn sử dụng, trọng lượng...
Mã vạch được sử dụng trong trường hợp nào?
Ghi mã hàng hóa, sản phẩm trong các cửa hàng tạp hóa, siêu thị bán buôn và bán lẻ.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách trong các tổ chức hành chính, thương mại và dịch vụ.
Quản lý các bưu phẩm trong ngành bưu điện.
Quản lý hành lý và khách hàng trong ngành hàng không.
Quản lý sản xuất hàng hóa tiêu dùng trong các xí nghiệp, nhà máy.
Quản lý nhân sự, kiểm soát thời gian ra vào của các nhân viên vào đầu ca, cuối ca, đầu ngày, cuối ngày làm việc...
Lịch sử của mã vạch
1948: Sinh viên phát minh ra mã vạch - Hệ thống mã vạch đầu tiên được phát triển bởi hai sinh viên theo học tại Học viện Công nghệ Drexel là Bernard Silver và Norman Joseph Woodland (Mỹ).
1949: Bằng sáng chế công nhận phát minh mã vạch - Hai sinh viên trên đã gửi hồ sơ xin cấp bằng sáng chế và được Công nhận vào năm 1952, Hệ thống mã vạch này được hiện thực hóa và đưa vào triển khai bởi hai kỹ sư Raymond Alexander and Frank Stietz trong một dự án nghiên cứu về việc nhận dạng các phương tiện đường sắt do chính quyền thành phố Sylvania (Mỹ) thực hiện.
1966: Hệ thống mã vạch bắt đầu được ứng dụng - Hiệp hội quốC gia các cửa hàng ăn uống của Mỹ (National Association of Food Chains - NAFC) đưa ra lời chào hàng về việc sản xuất các thiết bị cho phép quá trình thanh toán đượC thực hiện nhanh chóng hơn. Hiệp hội Vô tuyến của Mỹ (Radio Corporation of America) nhận đơn đặt hàng này và triển khai thành công hệ thống đọc mã vạch dùng cho thương mại đầu tiên tại cửa hàng tạp hóa Kruger ở Thành phố Cincinnati vào năm 1967. Tuy nhiên mãi đến những năm 80 của thế kỷ trước thì mã vạch mới trở nên phổ biến và được sử dụng một cách đại trà tại nhiều quốc gia trên thế giới.
1971: Logicon Inc. - Công ty đầu tiên được bổ nhiệm chuẩn hóa mã vạch. Ngay sau khi một số hệ thống mã vạch đầu tiên được phát triển và ứng dụng trong thương mại, các tổ chức sử dụng mã vạch mới nhận ra rằng các mã vạch của họ đang sử dụng là không chuẩn hóa, chỉ đượC sử dụng trong phạm vi nội bộ của tổ chức. Việc áp dụng mã vạch một cách hàng loạt cho các ngành Công nghiệp, thương mại, dịch vụ... gặp rất nhiều khó khăn do sự không chuẩn hóa dẫn đến sự sử dụng tùy tiện, trùng lặp và gây nhầm lẫn. Trước tình hình đó, Hiệp hội quốc gia các cửa hàng ăn uống của Mỹ - NAFC đã chỉ định Công ty Logicon Inc nghiên cứu triển khai và đề xuất một bộ tiêu chuẩn về mã vạch có khả năng áp dụng được cho tất cả các cửa hàng ăn uống trực thuộc hiệp hội. Dựa trên đề xuất của Logicon Inc, bộ Mã nhận dạng sản phẩm tạp hóa thống nhất (Universal Grocery Products Identification Code - UGPIC) được ra đời và áp dụng trên toàn nước Mỹ.
1974: Hiệp hội Mã nhận dạng sản phẩm tạp hóa thống nhất (Uniform Grocery Product Code Council - UGPCC) được thành lập. Tháng 11.1984, được đổi tên thành Hiệp hội Mã thống nhất (Uniform Code Council - UCC). Từ đó đến nay UCC hoạt động với tư cách là một hiệp hội phi chính phủ và phi lợi nhuận, có nhiệm vụ chủ yếu cấp phát, thu hồi các mã vạch cho các tổ chức đăng ký làm hội viên; ban hành các quy định, văn bản hướng dẫn việc thực hiện ghi mã vạch; chỉnh sửa, cập nhật, nâng cấp và chuẩn hóa các hệ thống mã vạch trong phạm vi từng ngành Công nghiệp. Tiêu chuẩn mã vạch do UCC ban hành là bộ Mã sản phẩm thống nhất (Universal Product Code - UPC).
1977: Thành lập Hiệp hội Mã số hàng hóa châu Âu - Các nước châu Âu thành lập Hiệp hội Mã số hàng hóa châu Âu (European Article Numbering - EAN). Về sau các nước ở châu Á, châu Phi... Cũng gia nhập EAN và EAN đổi tên thành EAN Quốc tế (EAN International)
2005: Hợp nhất quy chuẩn mã vạch giữa các khối: Ra đời Của bộ chuẩn mới EAN.UCC là sự hợp nhất mã vạch giữa các khối, khu vực Đại Tây Dương, Mỹ và châu Âu. Các khối đều nhận ra rằng hàng hóa xuất khẩu qua lại sử dụng các chuẩn ghi mã vạch riêng khiến cho việc lưu thông hàng hóa trở chậm trễ (do việc không sử dụng lại được mã vạch của nhau hoặc nếu muốn sử dụng mã vạch thì phải đăng ký mới) gây ra những chi phí tốn kém không cần thiết. Chính vì thế mà từ những năm 2000, đã có những đề xuất tạo ra bộ chuẩn mã vạch hợp nhất. Năm 2005 cũng đánh dấu một bước ngoặt quan trọng của tổ chức EAN Quốc tế và UCC bằng việc sát nhập hai tổ chức này với nhau dưới cái tên mới GS1 (Global Standard First).
Việt Nam - Tháng 3.1995: Việt Nam gia nhập tổ chức EAN Quốc tế vào tháng 3.1995. Hiện nay việc cấp phát, quản lý mã vạch do Trung tâm Tiêu chuẩn chất lượng trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng thực hiện. Ngoài ra chúng ta còn có Hội Khoa học kỹ thuật mã số mã vạch Việt Nam chuyên làm tư vấn, phản biện xã hội đối với các chính sách nhà nước liên quan tới mã số mã vạch; tư vấn và làm dịch vụ đào tạo, kỹ thuật cho doanh nghiệp trong ứng dụng mã số mã vạch.
