Sau khi thiết bị đã được lắp đặt và đủ điều kiện vận hành, có lịch trình bảo trì (PM) và kiểm soát chất lượng (QC) phải được viết theo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) theo hướng dẫn của nhà sản xuất và được tuân thủ để đảm bảo rằng các chức năng của thiết bị hoạt động ổn định trong các giới hạn được thiết lập.
Quy trình SOP nêu rõ các bước cần tuân thủ khi thiết bị hỏng hoặc không hoạt động bình thường cũng phải được đánh giá trước khi có thể cho phép dùng thiết bị thay thế. Tùy thuộc vào ứng dụng của thiết bị, phòng lab trị liệu tế bào hoặc nhà sản xuất được yêu cầu chứng minh sự tuân thủ theo các quy định và tiêu chuẩn hiện hành.
Một kế hoạch được thiết kế chất lượng phải bao gồm các quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP như: kiểm soát, hiệu chuẩn, bảo trì, làm sạch, vệ sinh và giám sát các thiết bị quan trọng. Nghĩa là, các thiết bị có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hoặc dịch vụ trị liệu tế bào. Do vậy, cần có một quy định và chính sách lựa chọn thiết bị và quy trình chuẩn để quản lý các thiết bị này.
Sau khi xác định các thông số kỹ thuật của thiết bị đáp ứng nhu cầu của ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào, bước tiếp theo trong quản lý thiết bị là kiểm tra chất lượng. Mục đích của việc đánh giá chất lượng là để chứng minh rằng thiết bị phù hợp với mục đích sử dụng và vận hành đúng cách. Chất lượng thiết bị thường bao gồm các hoạt động sau: thẩm định thiết kế (DQ), thẩm định lắp đặt (IQ), thẩm định vận hành (OQ) và thẩm định hiệu năng (PQ).
Thiết kế phòng xử lý, lưu trữ tế bào gốc tại New York Blood Center - Ngân hàng tế bào gốc cộng đồng đầu tiên và có quy mô lớn nhất tại Mỹ và trên thế giới.
Thẩm định thiết kế (DQ) xác định các thông số kỹ thuật về hoạt động và chức năng của thiết bị một cách chi tiết để quyết định lựa chọn thiết bị, lựa chọn nhà sản xuất thiết bị, nhà cung cấp, và đánh năng lực nhà cung cấp (theo bảng 1).
Tùy vào nguyên tắc hoạt động và đặc tính của thiết bị, trình độ chuyên môn của nhà cung cấp có thể được yêu cầu tương đối dễ đối với các thiết bị không cần lắp đặt (chỉ cắm điện sử dụng), nhưng được yêu cầu khắt khe với thiết bị có yêu cầu lắp đặt phức tạp và có phần mềm vận hành qua máy tính. Năng lực chuyên môn của nhà cung cấp phải bao gồm cả việc thẩm định và hỗ trợ chọn thiết bị (bảng 2). Thẩm định thiết kế thường áp dụng cho thiết bị mới.
Bảng 1: Nội dung của thẩm định thiết kế
Bảng 2: Các câu hỏi quan trọng về năng lực nhà cung cấp thiết bị
Thẩm định lắp đặt (IQ - Installation Qualification) đảm bảo thiết bị được lắp đặt tuân theo tiêu chuẩn thiết kế (ví dụ: công suất và chức năng của thiết bị, được kết nối và hiệu chuẩn đúng cách) và vận hành trong môi trường phù hợp. Thẩm định lắp đặt có thể được thực hiện bởi nhà cung cấp hoặc người dùng. Tuy nhiên, sẽ hữu ích khi tận dụng năng lực của nhà cung cấp và sử dụng các mẫu thẩm định lắp đặt được chứng nhận.
Thẩm định vận hành (OQ - Operation Qualification) đảm bảo thiết bị hoạt động phù hợp với các yêu cầu của quy trình trong các phạm vi hoạt động dự kiến tại phòng lab. Các đặc điểm của thẩm định vận hành bao gồm loại và số lượng mẫu cần thử nghiệm, tần suất thử nghiệm, loại thiết bị tham chiếu được yêu cầu, xác nhận chức năng của thiết bị và các phương pháp thống kê được sử dụng để giải thích dữ liệu. Thiết bị có thể được đưa vào sử dụng sau quá trình thẩm định vận hành. Nếu thiết bị được sử dụng cho nhiều ứng dụng khác nhau, tất cả đều có thể yêu cầu chứng chỉ hiệu suất được thiết kế riêng, thẩm định vận hành OQ có thể được thực hiện bởi nhà cung cấp hoặc người dùng.
Thẩm định hiệu năng (PQ - Performance Qualification) đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định/ nhất quán theo các thông số kỹ thuật đã thiết lập để sử dụng thường xuyên. Các yếu tố của thẩm định hiệu năng có thể bao gồm thử nghiệm song song với một thiết bị có thể so sánh được, khả năng đọc và độ chắc chắn của thiết bị khi vận hành trong các điều kiện khác nhau (bao gồm cả việc can thiệp tắt máy và khởi động lại) và bởi những người vận hành khác nhau và các thông số thử nghiệm có xu hướng chuyển động (drift). Thẩm định hiệu năng cũng bao gồm việc xem xét hiệu chuẩn, bảo trì (PM) và kiểm soát chất lượng (QC) thiết bị để đảm bảo rằng các biến động về hiệu suất của thiết bị là không đáng kể.
Thẩm định lại thiết bị (Requalification) là yêu cầu bắt buộc khi có những thay đổi cấu hình thiết bị, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất thiết bị (ví dụ: các sửa chữa quan trọng hoặc di chuyển thiết bị) hoặc những thay đổi đáng chú ý về hiệu suất thiết bị hoặc chất lượng sản phẩm trị liệu tế bào. Hồ sơ hoạt động của thiết bị cần được xem xét theo các khoảng thời gian này, để xác định xem có cần phải thực hiện thẩm định lại thiết bị hay không? Biểu mẫu các mục cần kiểm tra thiết bị sẽ được tư vấn bởi nhà cung cấp thiết bị có năng lực.
Hệ thống quản lý thiết bị cần được thiết lập tại các ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào. Mỗi thiết bị được sử dụng để sản xuất hoặc thử nghiệm cần được gắn nhãn nhận dạng để có thể theo dõi hiệu chuẩn, bảo trì, cũng như theo dõi, kiểm soát những thay đổi của thiết bị. Khi hệ thống thiết bị có các thành phần riêng biệt, mỗi thành phần sẽ nhận dạng bằng một mã duy nhất. Hệ thống đánh số thiết bị nên được lập sao cho có ý nghĩa và có thể mở rộng khi trung tâm/ ngân hàng tế bào gốc phát triển hơn. Cần duy trì một danh sách thiết bị chủ yếu có các thông tin cơ bản sau:
Các thiết bị quan trọng được yêu cầu hiệu chuẩn theo tiêu chuẩn có thể xác định được. Các thiết bị yêu cầu hiệu chuẩn hoặc QC phải được quy định rõ ràng, và quy trình SOP phải được thể hiện khi nào thiết bị phải thực hiện hiệu chuẩn hay QC (ví dụ: khi sử dụng thiết bị lần đầu hoặc sau khi sửa chữa có nên thực hiện hiệu chuẩn hoặc QC không? Quy định trong bao lâu phải thực hiện hiệu chuẩn hoặc QC các thiết bị này? …). Quy trình SOP cũng bao gồm phương pháp, tiêu chí chấp nhận, các hồ sơ lưu, các thao tác xử lý sự cố kỹ thuật và tiêu chuẩn xác định (traceable standard). Sau khi hiệu chuẩn hoặc QC, thiết bị phải được bảo vệ khỏi các điều chỉnh trái phép và các thao tác vận hành, bảo trì và bảo quản không đúng cách. Nhân viên sử dụng thiết bị có thể truy cập được tài liệu về hiệu chuẩn, bảo trì (PM) và QC để đảm bảo rằng các thông số xác định được duy trì trong quá trình sử dụng. Phải có một quy trình để theo dõi khi thiết bị có hiệu lực hiệu chuẩn hết hạn. Quy trình này nên bao gồm các xem xét về:
Một quy trình SOP phải được thiết lập bằng văn bản và có phần bảo trì thiết bị theo hướng dẫn của nhà sản xuất nhằm ngăn ngừa sự cố, thiết bị bị nhiễm, sản phẩm trộn lẫn nhau và nhiễm chéo. Quy trình SOP cần bao gồm:
Nhật ký bảo trì thiết bị phải bao gồm các thông tin như: các hoạt động, ngày tháng và thời gian thực hiện; người thực hiện; loại sản phẩm trị liệu tế bào số lô (nếu có); và được kiểm tra bởi nhân viên giám sát. Ở mức tối thiểu, thiết bị nên được bảo dưỡng theo tài liệu hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.
Một quy trình SOP cũng cần có về xử lý thiết bị bị trục trặc, hỏng hóc hoặc không còn hoạt động. Quy trình bao gồm thông báo và lập hồ sơ về sự cố của thiết bị, việc thay thế thiết bị khác tương đương, tiếp theo là thực hiện hiệu chuẩn và kiểm định lại thiết bị, nếu cần. Nếu thay thế thiết bị tạm thời hoặc lâu dài thì phải có hồ sơ ghi lại sự đánh giá tác động của sự thay đổi đối với quy trình sản xuất hoặc thử nghiệm đang áp dụng hiện tại. Tài liệu này có thể nêu rõ rằng thiết bị đã được thay thế trên cơ sở “tương đương”, hoặc đánh giá là cần phải thử nghiệm lại.
Hồ sơ thiết bị được sử dụng trong quá trình mua sắm, sử dụng, bảo quản và phân phối phải được duy trì theo lịch trình lưu giữ hồ sơ để đảm bảo nhận dạng và khả năng thu hồi các sản phẩm trị liệu tế bào liên quan đến thiết bị, nếu cần thiết. Hồ sơ thiết bị bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến thiết bị, chẳng hạn như việc sử dụng thiết bị, hiệu chuẩn, QC, bảo trì, vệ sinh, kiểm tra và đánh giá /thẩm định. Việc lưu giữ hồ sơ cũng cần tuân thủ theo các quy định của nhà nước và đáp ứng các tiêu chuẩn các nhận.
Ngoài quy trình SOP được mô tả như trên, thiết bị điều khiển bằng máy tính được yêu cầu có SOP rõ ràng về một số điểm sau:
(Nguồn tham khảo: Equipment Management in The Cellular Therapy Facility by Tao Wang – Validation and Quality System Manager, National Cord Blood Program, New York Blood Center. Cellular Therapy: Principles, Methods, and Regulations. 2nd Edition. AABB. P. 139-153).
