Quản Lý Thiết Bị Tại Các Ngân Hàng Tế Bào Gốc/ Trung Tâm Trị Liệu Tế Bào

Hiện nay, ngày càng nhiều thiết bị lab được phát triển hoặc được điều chỉnh phù hợp để sử dụng trong sản xuất các sản phẩm trị liệu tế bào tại các ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào. Các thiết bị này có mức độ phức tạp khác nhau, từ thiết bị đơn giản như máy ly tâm đến thiết bị phức tạp như máy sàng lọc tế bào (cell sorter). Tất cả những thiết bị này đều có yêu cầu chung là được lựa chọn phù hợp và đủ tiêu chuẩn trước khi sử dụng trong quá trình sản xuất.

Sau khi thiết bị đã được lắp đặt và đủ điều kiện vận hành, có lịch trình bảo trì (PM) và kiểm soát chất lượng (QC) phải được viết theo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) theo hướng dẫn của nhà sản xuất và được tuân thủ để đảm bảo rằng các chức năng của thiết bị hoạt động ổn định trong các giới hạn được thiết lập.

Quy trình SOP nêu rõ các bước cần tuân thủ khi thiết bị hỏng hoặc không hoạt động bình thường cũng phải được đánh giá trước khi có thể cho phép dùng thiết bị thay thế. Tùy thuộc vào ứng dụng của thiết bị, phòng lab trị liệu tế bào hoặc nhà sản xuất được yêu cầu chứng minh sự tuân thủ theo các quy định và tiêu chuẩn hiện hành.

Một kế hoạch được thiết kế chất lượng phải bao gồm các quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP như: kiểm soát, hiệu chuẩn, bảo trì, làm sạch, vệ sinh và giám sát các thiết bị quan trọng. Nghĩa là, các thiết bị có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hoặc dịch vụ trị liệu tế bào. Do vậy, cần có một quy định và chính sách lựa chọn thiết bị và quy trình chuẩn để quản lý các thiết bị này.

Chất lượng thiết bị tại các ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào

Sau khi xác định các thông số kỹ thuật của thiết bị đáp ứng nhu cầu của ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào, bước tiếp theo trong quản lý thiết bị là kiểm tra chất lượng. Mục đích của việc đánh giá chất lượng là để chứng minh rằng thiết bị phù hợp với mục đích sử dụng và vận hành đúng cách. Chất lượng thiết bị thường bao gồm các hoạt động sau: thẩm định thiết kế (DQ), thẩm định lắp đặt (IQ), thẩm định vận hành (OQ) và thẩm định hiệu năng (PQ).

trung tâm liệu pháp tế bào gốc Ngân hàng tế bào gốc

Thiết kế phòng xử lý, lưu trữ tế bào gốc tại New York Blood Center - Ngân hàng tế bào gốc cộng đồng đầu tiên và có quy mô lớn nhất tại Mỹ và trên thế giới.

Thẩm định thiết kế (DQ)

Thẩm định thiết kế (DQ) xác định các thông số kỹ thuật về hoạt động và chức năng của thiết bị một cách chi tiết để quyết định lựa chọn thiết bị, lựa chọn nhà sản xuất thiết bị, nhà cung cấp, và đánh năng lực nhà cung cấp (theo bảng 1).

Tùy vào nguyên tắc hoạt động và đặc tính của thiết bị, trình độ chuyên môn của nhà cung cấp có thể được yêu cầu tương đối dễ đối với các thiết bị không cần lắp đặt (chỉ cắm điện sử dụng), nhưng được yêu cầu khắt khe với thiết bị có yêu cầu lắp đặt phức tạp và có phần mềm vận hành qua máy tính. Năng lực chuyên môn của nhà cung cấp phải bao gồm cả việc thẩm định và hỗ trợ chọn thiết bị (bảng 2). Thẩm định thiết kế thường áp dụng cho thiết bị mới.

Bảng 1: Nội dung của thẩm định thiết kế

Xác định các thông số kỹ thuật chức năng để đảm bảo thiết bị phù hợp với mục đích sử dụng và sự đáp ứng các thông số kỹ thuật của nhà sản xuất thiết bị.
Xác định các thông số kỹ thuật hoạt động để đảm bảo việc đo lường và kiểm tra sự đáp ứng các thông số kỹ thuật của nhà sản xuất thiết bị.
Giá thiết bị.
Các điều khoản bảo hành và thời gian bảo hành thiết bị.
Hợp đồng bảo trì, tính sẳn sàng thực hiện các dịch vụ hổ trợ, chi phí dịch vụ và khoảng thời gian phải bảo trì thiết bị. Liệu nhân viên của ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào có thể tự thực hiện bảo trì hay phải thực hiện bởi các kỹ sư của nhà cung cấp thiết bị?
Quy định vận hành sản xuất trị liệu tế bào hiện tại.
Danh tiếng của nhà cung cấp - có đáng tin cậy, dịch vụ hổ trợ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật.
Kiểm soát những thay đổi có thể có - cập nhật phần mềm, thu hồi sản phẩm và các thông báo được cung cấp như thế nào?
Các yêu cầu lắp đặt thiết bị - không gian đặt thiết bị, các yêu cầu về hệ thống ống nước và nguồn điện, hệ thống báo động, phần mềm và phần cứng máy tính, điều kiện nhiệt độ và độ ẩm của nơi đặt thiết bị.
Hỗ trợ lắp đặt thiết bị - cung cấp các chứng nhận năng lực lắp đặt, vận hành và hiệu chuẩn thiết bị.
Khả năng tư vấn, đào tạo sử dụng thiết bị và chi phí đào tạo.

Bảng 2: Các câu hỏi quan trọng về năng lực nhà cung cấp thiết bị

Nhà cung cấp có hệ thống quản lý chất lượng được lập thành văn bản và được chứng nhận hoặc được công nhận không?
Phần cứng của thiết bị và phần mềm máy tính có được phát triển và xác nhận theo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của nhà sản xuất cũng như có các tiêu chuẩn công nhận và hướng dẫn theo quy định hiện hành không?
Nhà cung cấp có thể cung cấp hồ sơ/ chứng nhận chất lượng, xuất xứ sản phẩm từ các tổ chức công nhận không?
Nhà cung cấp có cung cấp xác nhận là thiết bị đáp ứng các thông số kỹ thuật của khách hàng không?
Nhà cung cấp có hệ thống tiếp nhận và phúc đáp những phản hồi của khách hàng để thông báo những sự cố hoặc yêu cầu hổ trợ thiết bị không?
Nhà cung cấp có cung cấp hồ sơ năng lực lắp đặt và vận hành thiết bị không?
Có hệ thống kiểm soát sự thay đổi để thông báo cho người dùng về những thay đổi có thể có của thiết bị?

Thẩm định lại thiết bị

Thẩm định lại thiết bị (Requalification) là yêu cầu bắt buộc khi có những thay đổi cấu hình thiết bị, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất thiết bị (ví dụ: các sửa chữa quan trọng hoặc di chuyển thiết bị) hoặc những thay đổi đáng chú ý về hiệu suất thiết bị hoặc chất lượng sản phẩm trị liệu tế bào. Hồ sơ hoạt động của thiết bị cần được xem xét theo các khoảng thời gian này, để xác định xem có cần phải thực hiện thẩm định lại thiết bị hay không? Biểu mẫu các mục cần kiểm tra thiết bị sẽ được tư vấn bởi nhà cung cấp thiết bị có năng lực.

Kiểm soát chất lượng thiết bị tại các ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào

Danh sách thiết bị chủ yếu

Hệ thống quản lý thiết bị cần được thiết lập tại các ngân hàng tế bào gốc/ trung tâm trị liệu tế bào. Mỗi thiết bị được sử dụng để sản xuất hoặc thử nghiệm cần được gắn nhãn nhận dạng để có thể theo dõi hiệu chuẩn, bảo trì, cũng như theo dõi, kiểm soát những thay đổi của thiết bị. Khi hệ thống thiết bị có các thành phần riêng biệt, mỗi thành phần sẽ nhận dạng bằng một mã duy nhất. Hệ thống đánh số thiết bị nên được lập sao cho có ý nghĩa và có thể mở rộng khi trung tâm/ ngân hàng tế bào gốc phát triển hơn. Cần duy trì một danh sách thiết bị chủ yếu có các thông tin cơ bản sau:

Số nhận dạng thiết bị
Nhà sản xuất
Số serial/ model
Chỉ định quan trọng hoặc không quan trọng.
Các yêu cầu hiệu chuẩn.
Các yêu cầu đánh giá chất lượng.
Các yêu cầu bảo trì.
Ngày mua
Ngày đưa vào sử dụng
Vị trí đặt thiết bị

Hiệu chuẩn và kiểm tra chất lượng thiết bị

Các thiết bị quan trọng được yêu cầu hiệu chuẩn theo tiêu chuẩn có thể xác định được. Các thiết bị yêu cầu hiệu chuẩn hoặc QC phải được quy định rõ ràng, và quy trình SOP phải được thể hiện khi nào thiết bị phải thực hiện hiệu chuẩn hay QC (ví dụ: khi sử dụng thiết bị lần đầu hoặc sau khi sửa chữa có nên thực hiện hiệu chuẩn hoặc QC không? Quy định trong bao lâu phải thực hiện hiệu chuẩn hoặc QC các thiết bị này? …). Quy trình SOP cũng bao gồm phương pháp, tiêu chí chấp nhận, các hồ sơ lưu, các thao tác xử lý sự cố kỹ thuật và tiêu chuẩn xác định (traceable standard). Sau khi hiệu chuẩn hoặc QC, thiết bị phải được bảo vệ khỏi các điều chỉnh trái phép và các thao tác vận hành, bảo trì và bảo quản không đúng cách. Nhân viên sử dụng thiết bị có thể truy cập được tài liệu về hiệu chuẩn, bảo trì (PM) và QC để đảm bảo rằng các thông số xác định được duy trì trong quá trình sử dụng. Phải có một quy trình để theo dõi khi thiết bị có hiệu lực hiệu chuẩn hết hạn. Quy trình này nên bao gồm các xem xét về:

Hiệu lực của một lần kiểm tra, hiệu chuẩn.
Kết quả kiểm tra, hiệu chuẩn.
Các sản phẩm trị liệu tế bào được sản xuất bằng thiết bị bị lỗi kể từ ngày hiệu chuẩn hết hạn.

Bảo trì thiết bị (PM)

Một quy trình SOP phải được thiết lập bằng văn bản và có phần bảo trì thiết bị theo hướng dẫn của nhà sản xuất nhằm ngăn ngừa sự cố, thiết bị bị nhiễm, sản phẩm trộn lẫn nhau và nhiễm chéo. Quy trình SOP cần bao gồm:

Vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị.
Vệ sinh đường ống.
Loại bỏ hoặc tẩy rửa sản phẩm dính lại của lô sản xuất trước đó.
Các thao tác bảo vệ thiết bị không bị nhiễm.
Kiểm tra độ sạch của thiết bị trước khi sử dụng.
Nhật ký sử dụng thiết bị.

Nhật ký bảo trì thiết bị phải bao gồm các thông tin như: các hoạt động, ngày tháng và thời gian thực hiện; người thực hiện; loại sản phẩm trị liệu tế bào số lô (nếu có); và được kiểm tra bởi nhân viên giám sát. Ở mức tối thiểu, thiết bị nên được bảo dưỡng theo tài liệu hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.

Thiết bị bị hỏng hoặc hết được hổ trợ dịch vụ kỹ thuật

Một quy trình SOP cũng cần có về xử lý thiết bị bị trục trặc, hỏng hóc hoặc không còn hoạt động. Quy trình bao gồm thông báo và lập hồ sơ về sự cố của thiết bị, việc thay thế thiết bị khác tương đương, tiếp theo là thực hiện hiệu chuẩn và kiểm định lại thiết bị, nếu cần. Nếu thay thế thiết bị tạm thời hoặc lâu dài thì phải có hồ sơ ghi lại sự đánh giá tác động của sự thay đổi đối với quy trình sản xuất hoặc thử nghiệm đang áp dụng hiện tại. Tài liệu này có thể nêu rõ rằng thiết bị đã được thay thế trên cơ sở “tương đương”, hoặc đánh giá là cần phải thử nghiệm lại.

Duy trì hồ sơ quản lý thiết bị

Hồ sơ thiết bị được sử dụng trong quá trình mua sắm, sử dụng, bảo quản và phân phối phải được duy trì theo lịch trình lưu giữ hồ sơ để đảm bảo nhận dạng và khả năng thu hồi các sản phẩm trị liệu tế bào liên quan đến thiết bị, nếu cần thiết. Hồ sơ thiết bị bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến thiết bị, chẳng hạn như việc sử dụng thiết bị, hiệu chuẩn, QC, bảo trì, vệ sinh, kiểm tra và đánh giá /thẩm định. Việc lưu giữ hồ sơ cũng cần tuân thủ theo các quy định của nhà nước và đáp ứng các tiêu chuẩn các nhận.

Các thiết bị điều khiển bằng máy tính

Ngoài quy trình SOP được mô tả như trên, thiết bị điều khiển bằng máy tính được yêu cầu có SOP rõ ràng về một số điểm sau:

Bảo trì và vận hành hệ thống.
Bảo mật hệ thống.
Hiển thị và xác minh dữ liệu trước khi được chấp nhận.
Quy trình cho việc bổ sung hoặc thay đổi.
Sửa đổi tài liệu
Sao lưu bộ nhớ dữ liệu với quy trình truy xuất đã được xác thực.
Quy trình thay thế để tiếp tục hoạt động trong thời gian máy tính ngừng hoạt động.

(Nguồn tham khảo: Equipment Management in The Cellular Therapy Facility by Tao Wang – Validation and Quality System Manager, National Cord Blood Program, New York Blood Center. Cellular Therapy: Principles, Methods, and Regulations. 2^nd Edition. AABB. P. 139-153).

Những chủ đề khác